Приемка по 44-ФЗ: документ о приемке в ЕИС, экспертиза и мотивированный отказ

Товар привезен, работа сдана - и дальше начинается самая нервная часть контракта. Заказчик молчит, деньги не идут, а поставщик не понимает, чего ждать и сколько.

Разбираем весь путь от поставки до денег: кто запускает приемку, сколько у заказчика есть времени, что такое мотивированный отказ и можно ли его пережить, и с какого дня отсчитывается срок оплаты.

Приемку запускаете вы, а не заказчик

Первое, что стоит понять: в электронных закупках документ о приемке формирует поставщик. Заказчик его только подписывает или отклоняет.

Это и есть то, что называют электронным актированием. Ждать, что заказчик сам оформит бумаги, бессмысленно: пока вы не разместили документ в ЕИС, приемка формально не началась и срок реакции заказчика не пошел.

Привычные акт приема-передачи товара, акт выполненных работ и акт оказанных услуг никуда не делись, но роль основного документа перешла к документу о приемке в ЕИС: сами акты при необходимости прикладываются к нему и считаются его неотъемлемой частью. Искать образец под документ о приемке не нужно - форма формируется самой системой, вы заполняете поля. По той же причине не нужен и образец мотивированного отказа: его заказчик тоже формирует в ЕИС.

Что должно быть в документе: идентификационный код закупки, наименование товара или работы, страна происхождения товара, количество или объем, стоимость исполненного с ценой за единицу. Дополнительные бумаги можно приложить, и они становятся неотъемлемой частью документа.

Одна тонкость про приложения: если данные в них разойдутся с данными самого документа о приемке, приоритет у документа (пункт 2 части 13). Поэтому сверять цифры надо в первую очередь в нем, а не в приложенной накладной.

Сколько времени есть у заказчика

Документ уходит заказчику автоматически, не позднее часа с момента размещения. Дальше включается предельный срок:

Двадцать рабочих дней - это потолок, а не норма: контракт может установить срок короче, и тогда действует он. Но длиннее двадцати заказчик написать не вправе.

Датой приемки считается не день поставки. Часть 13 говорит прямо: дата приемки - это дата размещения в ЕИС документа, подписанного заказчиком. От нее считается и срок оплаты, и момент, когда обязательство признается исполненным.

Экспертиза проводится всегда

Многие поставщики уверены, что экспертиза - это что-то исключительное, для спорных случаев. На самом деле она обязательна по каждому контракту:

Закон дает заказчику выбор: провести экспертизу своими силами или привлечь стороннюю организацию. При проверке своими силами отдельного заключения поставщик обычно не видит. Случаи, когда внешняя экспертиза обязательна, вправе определить Правительство.

Полезная деталь на случай замечаний. Если эксперты нашли нарушения, которые не препятствуют приемке, в заключении могут быть предложения об их устранении с указанием срока (часть 5 статьи 94). То есть замечание не обязано означать отказ.

Приемочная комиссия

Заказчик вправе создать комиссию для приемки, но не обязан. Если создал, действуют требования: не менее пяти человек в составе, кворум - половина от общего числа, полномочия члена комиссии нельзя передать другому (часть 6 статьи 94).

Для вас разница в том, кто подписывает. При комиссии документ о приемке подписывают все ее члены, и только потом заказчик размещает его в ЕИС. Срок при этом тот же - двадцать рабочих дней.

Мотивированный отказ: не приговор

Закон дает заказчику ровно два варианта действий, и молчание в их число не входит:

Слово «мотивированный» здесь не для красоты: отказ формируется в ЕИС с указанием причин (подпункт «б» пункта 4 части 13). Отказ без внятного основания оспорим.

После отказа история не заканчивается. Закон прямо разрешает исправиться:

Устранили замечание - формируете документ заново, и цикл повторяется. Учитывайте только, что время идет: просрочка исполнения за эти дни никуда не девается, и пеня по ней начисляется. Как она считается, разбирали в материале «Штрафы и пени по 44-ФЗ».

И еще одна норма в вашу пользу, о которой заказчики вспоминают неохотно:

Это не обязанность, а право заказчика. Но при мелком и уже исправленном недочете ссылка на эту норму - разумный аргумент в переписке.

Обеспечение гарантийных обязательств тормозит приемку

Если заказчик установил требование обеспечения гарантийных обязательств, документ о приемке оформляется только после того, как вы это обеспечение внесли (часть 7.1 статьи 94).

Последовательность получается неприятная: товар поставлен, деньги за него еще не пришли, а внести надо до подписания приемки. Как это выглядит в живой закупке - улика номер три в разборе «Два дня на поставку 120 шкафов». Планировать оборотные средства стоит с учетом этого. Размеры и способы разбирали отдельно в материале «Обеспечение заявки, контракта и гарантийных обязательств».

Когда придут деньги

Срок оплаты отсчитывается от подписания документа о приемке заказчиком, и он жестко ограничен:

Основание - часть 13.1 статьи 34. Семь рабочих дней это предел: контракт может установить срок короче, но не длиннее.

Для закупок среди малого бизнеса и СМП отдельного срока оплаты закон не устанавливает - действует тот же общий срок.

Из оплаты могут удержать неустойку. Часть 14 статьи 34 разрешает включить в контракт условие об удержании неисполненных требований об уплате неустоек из суммы, подлежащей оплате. Если такое условие есть, заказчик перечислит вам сумму за вычетом начисленной пени.

Если срок оплаты нарушен, пеня начисляется уже заказчику - от неуплаченной суммы, за каждый день. Требовать ее ваше право, а не дерзость.

Приемка по 223-ФЗ

Порядок приемки закон не устанавливает: он целиком в договоре и положении о закупке заказчика. Ни электронного актирования в ЕИС, ни обязательной экспертизы, ни двадцати рабочих дней на реакцию тут нет.

Зато есть норма о сроке оплаты - и она с оговоркой:

То есть семь рабочих дней по 223-ФЗ - это значение по умолчанию, которое заказчик вправе переписать в своем положении. Смотреть надо положение конкретного заказчика, а не закон.

Что делать поставщику

• Размещайте документ о приемке сразу. Пока он не в ЕИС, срок реакции заказчика не идет, а ваша просрочка идет.
• Сверяйте цифры в самом документе, а не в приложениях. При расхождении приоритет у документа о приемке.
• Считайте двадцать рабочих дней. Молчание заказчика дольше этого срока - нарушение, а не «он еще думает».
• Получив отказ, читайте причины. Устранимое замечание закрывается повторным размещением документа, а отказ без причин можно оспорить.
• Внесите обеспечение гарантийных обязательств заранее, если оно требуется, - без него приемку не оформят.
• Отсчитывайте оплату от подписания заказчиком, а не от даты поставки. Семь рабочих дней, и дальше идет пеня в вашу пользу.

Коротко

• В электронных закупках документ о приемке формирует и размещает в ЕИС поставщик, а не заказчик.
• У заказчика есть не более 20 рабочих дней, чтобы подписать документ либо направить мотивированный отказ. Третьего варианта закон не дает.
• Дата приемки - это дата размещения в ЕИС документа, подписанного заказчиком.
• Экспертиза обязательна по каждому контракту, но чаще всего заказчик проводит ее своими силами.
• Приемочная комиссия создается по решению заказчика, в ней не менее пяти человек.
• Мотивированный отказ должен содержать причины. Устранив их, можно направить документ заново.
• Если требуется обеспечение гарантийных обязательств, приемку не оформят, пока вы его не внесете.
• Срок оплаты - не более 7 рабочих дней с подписания документа заказчиком. Без ЕИС и при казначейском сопровождении 10, при гостайне 20.
• Из оплаты могут удержать неустойку, если такое условие есть в контракте.
• По 223-ФЗ порядок приемки в договоре и положении, а семь рабочих дней на оплату заказчик вправе изменить своим положением.